لمحة عن مقرر تنظيم المؤتمرات
مفهوم المؤتمر:
يعرف المؤتمر على أنه مجموعة من الأفراد بينهم أمر مشترك يجتمعون معا لمناقشة أمور تهمهم في مجال عملهم مثل اجتماع عدد من الخبراء والأساتذة بالجامعات من دول مختلفة متخصصون في مجال التربية والتعليم لعرض أحدث الطرق الحديثة في تطوير التعليم العام وذلك لمدة أربعة أيام.
من خلال دورة تنظيم المؤتمرات سوف تتعرف على:
- الفرق بين المؤتمرات والاجتماعات وهي:
o الاجتماعات ( يتفق عليها قبل انعقادها بأسبوع , و تعقد أكثر من مرة في الشهر, وعدد المشاركين اقل منه في المؤتمر )، طريقة الالقاء ( يجلس المجتمعين حول مائدة ممتدة يختلف طولها تبعا لعدد الأعضاء , لا يصاحبها معارض , و قد تكون ليوم واحد او لساعات محددة دون مبيت في الفندق).
o المؤتمرات ( يتفق عليها قبل انعقادها بسنة على الأقل و تعقد مرة او مرتين على الأكثر في العام ويكون عدد المشاركين اكبر من الاجتماع )، طريقة الالقاء ( يوجد منصة لمنظمي المؤتمر والمتحدثين وترتب أمامها مقاعد أعضاء المؤتمر, عادة يصاحبها معارض, كما أن فترة انعقادها أطول قد يكون يومين إلى أسبوع فيصاحبها إقامة بالفنادق).
- أنواع المؤتمرات:
تقسيم المؤتمرات إلى عدة أقسام نورد منها:
أ- وفقا لطبيعة المشاركين فيها إلى :
1- المؤتمرات الدولية.
2- مؤتمرات إقليمية.
3- مؤتمرات وطنية.
ب- حسب الهدف من إعداد المؤتمر:
1- مؤتمرات سياسية.
2- مؤتمرات الشركات ورجال الأعمال.
3- مؤتمرات العلمية.
4- مؤتمرات الاتحادات المهنية.
5- المؤتمرات السياحية.
6- مؤتمرات المنظمات.
- أهمية المؤتمرات:
1- المؤتمرات إضافة للبحث العلمي.
2- تساهم في زيادة المعارف والخبرات.
3- وسيلة لتطوير المسار الوظيفي للباحثين.
4- تساهم في زيادة تبادل الخبرات على جميع أنحاء العالم.
5- الحصول على معلومات بصورة أسرع من المجلات والدوريات البحثية وبصفة خاصة المجالات البحثية الجديدة.
6- توفير التمويل اللازم للبحوث العلمية في بعض الأحيان.
- التخطيط للمؤتمر ويشمل : تحديد الهدف من المؤتمر, مجال المؤتمر, موضوعات المؤتمر, مكان المؤتمر, الخبرات المشاركة في المؤتمر, الجهات الراعية للمؤتمر علميا وفنيا وماليا, التنظيم الإداري, برنامج المؤتمر, مطبوعات المؤتمر, عملية الإعلان والتسويق للمؤتمر, الدعوة للمؤتمر, تسجيل المشاركين, هدف المؤتمر.
- هدف المؤتمر : يشير هدف المؤتمر الى أسباب انعقاد المؤتمر والتي قد تكون ما يلى:-
1- ظهور أبحاث واكتشافات واختراعات حديثة يتم الإعلان عنها فى المؤتمر.
2- مشكلات وقضايا مجتمعية معينة.
3- المؤتمرات السنوية للجهات والمراكز البحثية والجامعات والكليات.
4- الحاجة المستمرة الى زيادة المستوى المعرفي والخبرات المختلفة.
- ميزانية المؤتمر:
o الميزانية من أهم الخطوات في هذا الإطار؛ إذ تدعم أهدافك بشكل كبير. فتخطيط الحدث يكون بحسب المتاح، دون إغفال عن عدة أمور؛ كالنظر فيما هو مطلوب لجعل المؤتمر ناجحًا،واختيار المتحدثين والضيوف، والترفيه الذي سيقدم في المؤتمر، والطعام والمشروبات. يجب تحديد المبالغ المرصودة في الميزانية المخصصة لكل هذه الاعتبارات.
o التفاوض مع رعاة المؤتمر.
o ابدأ العمل مع مقدمي الخدمة في أقرب وقت، ثم مراجعة العقود وسياسات الإلغاء بعناية. وقبل النقاش مع أي جهة راعية، حدد احتياجاتك منها، وحدد الميزانية، ثم حدد المبلغ المطلوب، مع مراعاة أن هناك تكاليف خفية (مثل الضرائب ورسوم الخدمات، الخ).
المحاضر
الأستاذ المساعد بقسم الدراسات السياحية
كلية السياحة والفنادق
جامعة المنصورة
تم الاشتراك في الدورات التدريبية الخاصة بتطوير أداء أعضاء هيئة التدريس بالجامعة منها:
- تنظيم المؤتمرات العلميةبمركز تطوير الأداء الجامعي جامعة المنصورة.
المؤتمرات العلمية:
- المشاركة في تنظيم المؤتمر الدولي الأول لكلية السياحة والفنادق/ جامعة المنصور ضمن لجنة التنظيم والاستقبال.
- المشاركة في تنظـيم المـؤتمر السـنوي لتسـويق البحـوث التطبيقيـة والخـدمات الجامعيـة،11 -12مارس 2009بجامعة المنصورة.
- حضور والمشاركة ببحث مؤتمر كلية السياحة والفنادق/ جامعة الفيوم2012.
- حضور مؤتمرات معهد السيوف للسياحة والفنادق بالإسكندرية2007،2009.
- حضور مؤتمر كلية السياحة والفنادق/ جامعة الإسكندرية والمشاركة ببحث2014.
- المشــاركة ببحــث فــي المــؤتمر الأردنــي الــدولي الثــاني للســياحة والضــيافة، كليــة الســياحة والفنادق- جامعة اليرمـو بـالأردن بالتعـاون مـع جامعـة اوبـورن الأمريكيـة الإصـدار الأول، مايو 2015.
About Organizing conferences course
Conference:
The conference is defined as a group of individuals who come together to discuss matters of interest to them in their field of work, such as the meeting of a number of experts and professors at universities from different countries specialized in the field of education to present the latest modern methods in the development of public education for four days.
Through the conference organization course you will learn:
- The difference between conferences and meetings is:
o Meetings (agreed upon a week in advance, held more than once a month, and the number of participants is less than in the conference), the method of delivery (the meeting sits around an extended table of varying length depending on the number of members, is not accompanied by exhibitions, and may be for one day or for specific hours without overnight in the hotel).
o Conferences (agreed upon at least one year before they are held and held at most once or twice a year and the number of participants is greater than the meeting), method of delivery (there is a platform for conference organizers and speakers and arranges before it the seats of the members of the conference, usually accompanied by exhibitions, and the period of their holding is longer may be two days to a week accompanied by hotel stays).
- Types of conferences:
Divide conferences into several sections, including:
(a) According to the nature of the participants to:
1- International conferences.
2. Regional conferences.
3. National conferences.
(b) According to the objective of the preparation of the Conference:
1- Political conferences.
2- Conferences of companies and businessmen.
3- Scientific conferences.
4. Conferences of professional associations.
5- Tourism conferences.
6. Conferences of organizations.
Importance of Conferences:
1- Conferences in addition to scientific research.
2- Contribute to increasing knowledge and experience.
3- A means to develop the career path of researchers.
4- Contribute to increasing the exchange of experiences around the world.
5- Obtaining information faster from research journals and periodicals, especially new research fields.
6. Provide the necessary funding for scientific research at times.
- Conference planning includes: setting the objective of the conference, the scope of the conference, the topics of the conference, the venue of the conference, the experiences participating in the conference, the sponsors of the conference scientifically, technically and financially, the administrative organization, the program of the conference, the conference publications, the advertising and marketing process of the conference, the invitation to the conference, the registration of participants, the goal of the conference.
- Objective of the Conference: The objective of the conference refers to the reasons for the convening of the conference, which may be the following:
1- The emergence of recent researches, discoveries and inventions to be announced at the conference.
2- Certain societal problems and issues.
3- Annual conferences of entities, research centers, universities and colleges.
4- The continuous need to increase the level of knowledge and various experiences.
- Conference Budget:
• Budget is one of the most important steps in this framework, as it supports your goals significantly. The planning of the event is as available, without losing sight of several things, such as considering what is required to make the conference a success, the selection of speakers and guests, the entertainment to be presented at the conference, and food and drinks. The amounts allocated in the budget allocated to all these considerations must be specified.
• Negotiate with the sponsors of the conference.
• Start working with service providers as soon as possible, then carefully review contracts and cancellation policies. Before discussing with any sponsor, determine your needs from them, determine the budget, and then determine the amount required, taking into account that there are hidden costs (e.g. taxes, service charges, etc.).
Course Staff
Dr. Rania Bahaa
Prof. Dr. Rania Mohammed Bahaa El-Din Badr El-Din
Assistant Professor, Department of Tourism Studies,
Faculty of Tourism and Hotels,
Mansoura University.
Participated in training courses on developing the performance of faculty members, including:
- Organization of scientific conferences in University Performance Development Center, Mansoura University.
Scientific Conferences:
- Participation in the organization of the first international conference of the Faculty of Tourism and Hotels / Mansoura University within the organizing and reception committee.
- Participation in the organization of the annual conference on the marketing of applied research and university services, 11-12 March 2009 at Mansoura University.
- Attend and participate in the research of the conference of the Faculty of Tourism and Hotels / Fayoum University 2012.
- Attended the conferences of the Institute of Swords for Tourism and Hotels in Alexandria 2007, 2009.
- Attend the conference of the Faculty of Tourism and Hotels / Alexandria University and participate in the research of 2014.
- Participation in research in the Second Jordanian International Conference on Tourism and Hospitality, Faculty of Tourism and Hotels, University of Jordan in cooperation with Auburn University, USA, First Edition, May 2015.